praca 22 lipca, 10:35
Obowiązki osoby zatrudnionej
- Do obowiązków na stanowisku dyrektora biura należeć będzie m.in.:
- Zarządzanie zespołem i nadzór nad pracownikami biura, czyli organizowanie pracy, delegowanie zadań, motywowanie i ocena pracowników.
- Koordynacja działań administracyjnych, czyli zapewnienie sprawnego funkcjonowania biura, nadzór nad dokumentacją, obiegiem informacji i korespondencją.
- Planowanie i kontrola budżetu biura, czyli zarządzanie kosztami operacyjnymi, nadzór nad zakupami i efektywnym wykorzystaniem zasobów.
- Wdrażanie procedur i standardów organizacyjnych, czyli dbanie o zgodność działań biura z polityką firmy i przepisami prawa.
- Reprezentowanie biura na zewnątrz, czyli utrzymywanie kontaktów z partnerami, kontrahentami i instytucjami zewnętrznymi.
- Wspieranie zarządu w realizacji celów strategicznych, czyli przygotowywanie raportów, analiz i rekomendacji dla kierownictwa.
- Rozwiązywanie problemów organizacyjnych i operacyjnych, czyli szybka reakcja na sytuacje kryzysowe oraz bieżące wsparcie dla zespołu.
- Nadzór nad bezpieczeństwem i ochroną danych, czyli dbanie o przestrzeganie polityki bezpieczeństwa informacji i ochrony danych osobowych.
- Nadzór nad infrastrukturą biurową, czyli zapewnienie sprawnego działania sprzętu biurowego, wyposażenia technicznego fundacji (współpraca z osobami odpowiedzialnymi za sprzęt) i przestrzeni biurowej.
- Monitorowanie zgodności z przepisami prawa i regulacjami branżowymi, czyli współpraca z obsługą prawną i obsługą księgowo-finansową w celu zapewnienia zgodności działań biura
- Zarządzanie projektami wewnętrznymi, czyli kierowanie określonymi inicjatywami w fundacji, np. reorganizacją biura, wdrażaniem nowego systemu czy zmianami kadrowymi
- Rozwijanie kultury organizacyjnej, czyli wspieranie inicjatyw sprzyjających dobrej atmosferze, komunikacji i zaangażowaniu zespołu.
- Zarządzanie zasobami ludzkimi na poziomie operacyjnym, czyli udział w procesach rekrutacji, wdrażania nowych osób, planowania szkoleń i rozwoju kadr.
- Zarządzanie archiwizacją i obiegiem dokumentów, czyli nadzór nad cyfrowym i fizycznym przechowywaniem dokumentów oraz zgodnością z wymogami RODO i archiwizacji.
- Koordynacja projektu, czyli planowanie, organizacja i nadzór nad całością działań projektowych prowadzonych przez fundację, w tym przygotowywanie harmonogramów, zarządzanie budżetem projektu oraz kontrola realizacji zgodnie z celami, wskaźnikami i wytycznymi instytucji finansujących. Do obowiązków należy także budowanie i kierowanie zespołem projektowym, przydzielanie zadań, monitorowanie postępów oraz zapewnienie efektywnej komunikacji między uczestnikami projektu. Bieżące raportowanie do zarządu i partnerów zewnętrznych, przygotowanie sprawozdań rzeczowo-finansowych, organizację spotkań projektowych oraz reprezentowanie projektu na zewnątrz, w tym w kontaktach z grantodawcami, partnerami i interesariuszami.
- Udzielanie wsparcia beneficjentom projektów FMO.
Wymagania
- Dobra organizacja pracy i samodzielność, czyli umiejętność planowania zadań, pracy pod presją czasu i doprowadzania spraw do końca.
- Umiejętność komunikacji i pracy zespołowej, czyli łatwość w nawiązywaniu kontaktów, budowaniu relacji i koordynowaniu działań w grupie.
- Podstawowa znajomość narzędzi biurowych, czyli dobra obsługa pakietu MS Office (Word, Excel, Outlook) oraz otwartość na naukę korzystania z nowych narzędzi (np. Asana, Trello, Google Workspace).
- Zainteresowanie tematyką organizacyjną, projektową lub społeczną, czyli mile widziane doświadczenie w organizacjach pozarządowych, projektach lub samorządzie studenckim, wolontariacie bądź projektach uczelnianych.
- Chęć rozwoju i uczenia się w praktyce, czyli gotowość do przejęcia odpowiedzialności i zdobywania doświadczenia w prowadzeniu projektów oraz zarządzaniu procesami biurowymi.
- Sumienność, dokładność, odpowiedzialność i pozytywne nastawienie do pracy, to cechy niezbędne w pracy administracyjno-projektowej.
- Praca stacjonarna w biurze fundacji oraz na terenie województwa podkarpackiego (możliwa praca również w weekendy).
- Wymagane prawo jazdy.
Mile widziane
- status studenta
Oferujemy
- Możliwość zdobycia praktycznego doświadczenia w zarządzaniu biurem i koordynacji projektów
- Wysoki poziom samodzielności i realny wpływ na działania organizacji
- Mentoring i wsparcie merytoryczne
- Wynagrodzenie adekwatne do zakresu obowiązków i formy współpracy
- Przyjazną atmosferę i wspierający zespół
- Udział w projektach społecznych i grantowych
Rodzaj oferty
praca
Wymiar
część etatu
Forma zatrudnienia
umowa zlecenie / o dzieło
Dla kogo
student
Wykształcenie
- logistyka
- zarządzanie
- zarządzanie i marketing
Języki
- angielski (średni)
Wynagrodzenie
0 - 4000 PLN
Wymagane dokumenty
Curriculum vitae